SAP-Lizenzoptimierungstools sind unverzichtbar

SAP setzt auch weiterhin ehrgeizige Umsatzziele, dies bedeutet verstärkten Druck auf Bestandskunden durch forcierte Migration zu S/4 in der SAP-Cloud, intensivierte „Hypercare“-Audits und neue Lizenzmodelle. In Zeiten steigender IT-Kosten wird die Optimierung von SAP-Lizenzen zu einer strategischen Notwendigkeit. Wenn Sie der SAP bei der Lizenzverhandlung auf Augenhöhe begegnen möchten, ist es eigentlich unumgänglich, ein kontinuierliches Lizenzmanagement zu betreiben, welches auch beinhaltet, aktiv auf die SAP zuzugehen, statt nur zu reagieren. Typischerweise erhalten Unternehmen ein Mal im Jahr eine Aufforderung zur Lizenzvermessung. Wenn Kunden uns sagen, dass sie seit mehreren Jahren nicht vermessen wurden, können wir davon ausgehen, dass diese Kunden entweder gnadenlos überlizenziert sind oder die SAP bereits weiß, dass dort proaktives Lizenzmanagement betrieben wird. 

Fünf Säulen der SAP-Lizenzierung

Es gibt mittlerweile fünf zentrale Säulen der SAP-Lizenzierung: zum einen die -Named User, zum anderen Engine- bzw. Line-of-Business-Lizenzen. Hinzu kommen der indirekte bzw. digitale Zugriff, die Infrastruktur wie etwa Hana DB oder Any DB sowie schließlich SaaS-Produkte wie z. B. SuccessFactors, BTP, Ariba oder Concur. Viele Lösungsanbieter hören schon bei der Named-User-Analyse auf, da hier natürlich die Low-hanging Fruits sind: Bei den -Named-User-Lizenzen gibt es erhebliches Einsparpotenzial – vorausgesetzt, Sie haben die richtigen Werkzeuge und Strategien zur Hand. Die Probleme kommen dann bei den anderen Themen, es ist also wichtig, bei der Wahl des Tools auf vollständiges Abbilden der Lizenzsituation zu achten. 

Komplexeres SAP-Lizenzmanagement

Steigende Lizenzkosten durch SAPs Cloud-Strategie: Gartner beziffert den Aufwuchs an Lizenzkosten mit plus 45 Prozent, wobei die Lizenzmetriken immer komplexer werden und zunehmend für mehr Intransparenz sorgen. Verschärfte und geänderte Compliance-Anforderungen führen zu immer mehr Verwaltungsaufwand und Verträgen, die in keinster Weise widerspiegeln, was tatsächlich genutzt oder benötigt wird.

Bei User-Lizenzen ist der größte Kostentreiber die Überlizenzierung durch falsche Lizenz-Typzuordnung (z. B. Professional-Lizenzen für Führungskräfte, die nur gelegentlich bis gar nicht das SAP-System nutzen). Aber auch inaktive oder doppelte User (nicht gelöschte Accounts ehemaliger Mitarbeiter, Testuser aus Projekten, dauerhaft eingesetzte Fire Fighter, multiple Accounts derselben Person auf einem System, gesperrte User etc.) bieten viel Raum für Einsparungen. Fast ständig bekommen wir gesagt, der Kunde hätte für inaktive User einen Workflow, aber fast nie wird dieser Workflow auch überprüft. Ein weiterer Kostentreiber ist die ineffektive Lizenzverteilung, also Lizenzen auf Basis fehlender Nutzungsanalyse (auch das fehlende Wissen über wirklich genutzte Berechtigungen), fehlerhafte Prozesse beim Zurückführen ungenutzter Lizenzen zum Lizenzpool oder schlichtes Abwarten bei der Lizenztypvergabe. Letzteres führt dazu, dass SAP automatisch den teuren Professional-Lizenztyp vergibt. Ohne automatisierte Tools lassen sich Einsparpotenziale schwer identifizieren. Die optimale Zuweisung von Lizenztypen basierend auf tatsächlichen Nutzungsprofilen erfordert komplexe Analysen, die Lizenzmanager ohne technologische Unterstützung kaum leisten können. Anhand der Tools sehen Sie sofort, welche Vorteile Ihnen bestimmte Lizenzen bieten. Sie können lösungsgestützt besser einschätzen, ob Sie diese für Ihr Unternehmen wirklich benötigen. Die Tools können die Vermessung im Rahmen automatisierter Prozesse vornehmen, erstellen Ihnen Ergebnisse in übersichtlicher Darstellung und können sogar inaktive Nutzer finden und deaktivieren. Viele gute Gründe sprechen also dafür, ein solches Tool einzusetzen und die Lizenzoptimierung stärker selbst in die Hand zu nehmen.

Grenzen manueller Optimierung

Die manuelle Optimierung von SAP-Lizenzen stößt schnell an ihre Grenzen. Die Komplexität des SAP-Lizenzmodells macht eine manuelle Verwaltung äußerst zeitaufwendig. Zeit, die Sie so viel besser nutzen könnten für wirklich wichtige Aufgaben. Mit verschiedenen Nutzertypen, indirekter Nutzung und speziellen Engine–Lizenzen entsteht eine dermaßen unübersichtliche Vielschichtigkeit an Lizenzierungsanforderungen, welche kaum noch zu bewältigen ist.

Die Dynamik des Geschäftsalltags führt zu ständigen Veränderungen in den Nutzungsbedarfen: Mitarbeiter wechseln intern im Unternehmen, neue Projekte erfordern zusätzliche Berechtigungen, Unternehmenswachstum oder -umstrukturierungen verändern den Lizenzbedarf kontinuierlich, durch Merger und Acquisi-tion kommen Lizenzverträge hinzu, eine manuelle Anpassung hinkt diesen Entwicklungen stets hinterher. Um fundierte Lizenz-entscheidungen treffen zu können, müssen Unmengen an Daten analysiert werden. Nutzungsstatistiken, Berechtigungen und historische Zugriffsdaten müssen systematisch ausgewertet werden – ein Prozess, der manuell ausgeführt fehleranfällig, ineffizient und intransparent ist.

Lizenzbestimmungen immer neu

SAP ändert regelmäßig ihre Lizenzbestimmungen, quartalsweise kommen Preislistenänderungen, Umbenennungen, Neuausrichtungen hinzu, was den Aktualisierungsaufwand zusätzlich erhöht. Neue Lizenzmodelle, veränderte Metriken und angepasste Bedingungen müssen fortlaufend berücksichtigt werden – manuelle Prozesse stoßen hier an praktische Grenzen.

Die Implementierung eines SAP-Lizenzoptimierungstools stellt eine strategische Investition dar, deren Return on Investment (ROI) sich typischerweise innerhalb von sechs Monaten realisiert. Direkte Einsparpotenziale ergeben sich durch oben erwähnte Rightsizing-Maßnahmen, wenn z. B. Professionals durch entsprechende Regelwerke automatisch eine gezielte Downgrade-Maßnahme erhalten, basierend auf ihrer tatsächlichen Nutzung oder den genutzten Berechtigungen (bedarfsgerechte Zuordnung); oder auch das automatische Erkennen und Bereinigen von inaktiven Accounts.

Neben einer direkten Kostenvermeidung und dem Aufzeigen von Lizenzrisiken ergeben sich zusätzliche Vorteile. Dazu zählen eine Reduzierung der manuellen Verwaltungsaufwände um bis zu 80 Prozent sowie eine verbesserte Compliance und höhere Audit-Sicherheit. Durch Rollen-Nutzungsanalysen mit klaren Handlungsempfehlungen lässt sich zudem die Planbarkeit zukünftiger Lizenzbedarfe deutlich verbessern. Gleichzeitig entstehen fundierte Entscheidungsgrundlagen für Vertragsverhandlungen. Ergänzt wird dies durch ein automatisiertes und nachvollziehbares Lizenzmanagement, das den gesamten Prozess effizienter gestaltet mit klar definierten Prozessen.

Die Rentabilität von Lizenzoptimierungstools steigert sich typischerweise über die Zeit durch kontinuierliche Optimierung durch das Etablieren von Prozessen, die interne Audits enthalten, also eine regelmäßige Überprüfung auf ihre Effizienz. Die Integration in bestehende Prozesse ist daher essenziell in Abstimmung mit User-Lifecycle-Management und auch der Synchronisation mit dem Software-Asset-Management (SAM) -eines Unternehmens. Automatisierte Workflows, automatische Alarmierung und Scheduled Datenladen, Ausführen von Reports und Analysen führen dann folglich zur Effizienzsteigerung. Die aktuelle SAM-Welt bietet eine Vielzahl spezialisierter Tools zur SAP-Lizenzoptimierung. Diese Tools zeichnen sich durch zentrale Funktionsbereiche aus, die maßgeblich zur Kosteneinsparung und Compliance-Sicherung beitragen.

Intelligente Regelwerke: Eine präzise Erfassung der tatsächlichen System-nutzung bildet schließlich das Fundament für Optimierungsentscheidungen durch detaillierte Aktivitätsmessung auf Basis von Transaktionen, ausgeführten Reports und Jobs, Fiori-Applikationen, Berechtigungen, dem Erkennen von -Nutzungsmustern für Optimierungspo-tenzial und dem automatisierten Invalidieren, mit anschließendem Zurückschreiben der Ergebnisse aus dem Tool heraus.

Diese Regelwerke bilden das Herz vieler Tools, da sie eine intelligente Optimierung der Lizenzzuordnung ermöglichen. Dazu gehören eine tiefgehende Analyse der tatsächlich genutzten Berechtigungen, eine automatische Compliance-Prüfung auf Basis ausgearbeiteter und speziell auf die Vertragssituation des Kunden abgestimmter Regelwerke, die Durchführung von Simula-tionen sowie eine automatisierte Lizenztypprofilpflege. Letztere dient der Klassifizierung von Z- und Y-Objekten sowie unklassifizierten Objekten. Bei der Auswahl eines solchen Tools sollte besonderes Augenmerk auf benutzerfreundliche Dashboards, detaillierte Berichtsfunktionen und hohe Sicherheitsstandards gelegt werden. Zudem ist die Fähigkeit, sowohl direkte als auch indirekte Lizenznutzung zu erfassen, entscheidend für eine umfassende Optimierung.

Fazit und Ausblick

Die Einführung spezialisierter Lösungen für das SAP-Lizenzmanagement bietet Unternehmen erhebliche Vorteile. Dazu zählen nachweisbare Kosteneinsparungen, das frühzeitige Identifizieren unbudgetierter Risiken, effizientere und stärker automatisierte Prozesse, eine verbesserte Compli-ance sowie eine zukunftssichere Aufstellung. Darüber hinaus versetzt ein professionelles Lizenzmanagement Unternehmen in die Lage, Vertragsverhandlungen auf Augenhöhe zu führen mit SAP auf Basis fundierten Wissens. Entwicklungen wie Cloud-Transformation und S/4-Migration werden die Bedeutung effektiven Lizenzmanagements weiter steigern. Deshalb sollten Unternehmen sich frühzeitig mit automatisierten Lösungen beschäftigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Zum Partnereintrag: